【社内システム】Excel方眼紙が嫌ならフォーム入力システムを構築してもらって下さい

 Excelを方眼紙のように使うテクニックである、「Excel方眼紙」が悪者にされています。特に悪いのは社内での集計用フォームとしてExcelが使われるところです。特に入力する側は問題が無いのですが、集計する側は地獄です。ただ、Excel方眼紙が無くならない理由はバカバカしく明快です。


理由は2つ

  1. 記入者は困らない
  2. 上司、役職者はそんな作業をしない

です。まず、記入者は全く困りません。困るどころかおなじみのExcelファイルなので見れば分かる的な対応で記入してメールで担当者に返します。

上司や役職者も困りません。理由を書くだけバカバカしいのだが、そんな作業はやらないためです。

つまり、Excel方眼紙で困る人が少なすぎるというだけで放置されています。

Excel方眼紙からの脱出

非常にシンプルです。一番簡単な方法はGoogleフォームを使うことです。集計したいことをフォームにして、そのURLを対象者に送るだけです。受け取った側もURLのリンクをクリックして、ウェブサイト上で必要な情報を入れるだけです。

集計された情報はGoogleスプレッドシートにまとめられるので先程のコピペ地獄は有りません。

ただし、最近では社内のプライバシーマークなどの問題で、機密保持契約を結んでいない企業の仕組みを利用することは禁止されているので導入は厳しそうです。ただ、既製品で無料で使えるので情報システム部門に相談してみることをおすすめします。

余談だが、社外システムを使うことに関してはプライバシーとか機密保持とか言って上司は認めてくれないが、その話をしたあとで「キンコーン!」とスマホが鳴ったと思ったら、会社の書類がLINEされていたりします。バカバカしいけどこんな物です。

イントラネットにフォームシステムを

先程のGoogleフォームがダメなら、情報システムに相談してフォームシステムを作ってもらって下さい。 さらに、社内システムと連動すると社員番号など識別情報も入るので他の社員を偽ることも出来ません。この部分はGoogleフォームより良いのではと考えます。

なかなか、社内システムの変更を提案する考えは出ないかもしれません。しかし、会社ってそんなに硬直化はしていないと考えます。ですので、ダメ元で提案してみて下さい。

ただし、稟議を通すということなので、最初の提案は直属の上司からです。

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